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前提条件

在你进行修改 RFQ 之前，你必须找到哪一个实际上需要修改。

首先，产生一个所有 RFQ 的清单（最好通过对每个 RFQ 指定的集体编号处理，详细信息参阅 监控 RFQ 和报价 ）。希望完成的修改必须分别针对每个 RFQ。

修改一个 RFQ

1．  选择 RFQ/报价 ® RFQ ® 修改。

初始屏幕出现

2．  输入要修改的 RFQ 编号（使用“可能的输入”通过集体的编号列出 RFQ 。

3．   按回车。

项目概貌屏幕出现

4．  修改 RFQ ：

–  增加一个项目：选择 编辑 ® 输入行。

–  修改详细修改： 如果你要修改的内容不在项目概貌屏幕上，选择 项目 ® 详细。 你可以在项目详细屏幕上进行修改。

–  删除项目： 要删除一个项目，首先选择项目，然后选择 编辑 ® 删除。

5．  保存 RFQ。

显示修改历史

针对项目做的任何修改，都被记录到日志中，日志显示：

·         什么时候有关的数据记录被修改了

·         谁修改了记录

·         修改了什么

1．  在项目概貌屏幕上选择希望的项目。

2．  选择 项目 ® 统计 ® 修改

在这个项目上的所有修改日志被显示出来。

你可以通过复制一个存在的 RFQ 或者从一个采购请求或框架采购协议中取得项目信息建立 RFQ，从而节约时间。

程序

在下列的例子中，一个 RFQ 是通过参考一个采购请求建立的。

先决条件： 你要参考的请求必须实现已经发布（批准）了。

1．  选择 RFQ/报价 ® RFQ ® 建立。

初始屏幕出现

2．  输入提交报价的截止日期，采购组织和采购组。

3．  选择 RFQ ® 引用建立 ® 请求。

4．  在现在出现的对话框中，输入参考请求和参考项目的编号。如果你不知道项目编号，可以仅仅输入请求编号。

按回车，你选择的项目的概貌出现。

5．  选择你要取得数据的项目。

6．  从请求中取得选择的项目。

如果你希望在 选择之前 修改选择的项目，选择 编辑 ® 选择 ® 编辑 ® 复制+详细。在项目详细屏幕上完成你选择项目的修改工作。

如果你希望取得选择的项目而不首先修改她们，选择 编辑 ® 选择 ® 编辑 ® 复制。

带有复制项目的被建立的请求的项目概貌屏幕出现。你可以增加项目，或从其他采购请求中取得进一步的项目。

7．  选择 标题 ® 供应商地址。

输入供应商编号。系统将从供应商主记录中取得地址数据。

如果你输入一次性供应商的编号，你必须手工输入完整的地址数据。

8．  保存 RFQ。一个向供应商询问的 RFQ 被建立了。

9．  对每一个你想要发送 RFQ 的供应商，输入供应商编号并保存凭证。

输出凭证作为信息：

如果 RFQ 被打印出来（通过邮政服务发送给接受的供应商），或通过通讯服务（传真，电传等），它将被放到 SAP 缓冲系统中。如果 RFQ 要通过 EDI 传递，它被放到EDI 传输等待队列中。

如果你的企业

·         使用自动传输程序， RFQ 将在保存后自动输出。

·         如果使用手工传输程序，你必须通过菜单选项 RFQ ® 信息 ® 打印/输送。

使用

你可以用下列方式建立 RFQ 。

手工的
你输入所有物料和希望的报价数据。

复制
你可以复制一个存在的 RFQ。

使用参考应用技术
你可以参考请求或一个框架采购协议。

自动地
你可以分配请求从一个请求自动建立一个 RFQ 。如何分配采购请求，参阅 优化采购。

前提条件

在建立一个 RFQ 之前，你应该考虑下列问题：

·         供应商： 你有一个对应 RFQ 的适当的供应商清单吗？供应商编号必须是可用的。

·         截止期限： 投标截止期限是是么时候（例如，提交报价的截止日期）

·         编号分配： 如果你的公司使用外部编号分配，那么你要把一个 RFQ 编号放在有效的编号范围之内。

·         集体的编号： 我们建议你分配 RFQ 给一个集体的编号。一旦一输入这个编号，系统就为每个在竞争投标处理中的 RFQ 复制编号。

集体编号使你能够对一个给定的竞争投标处理进行所有 RFQ 的跟踪。编号是一个最大十位的字符数字。你在  RFQ 标题上输入它。

·         Manufacturer part number： You can also create an RFQ for a manufacturer part number。 For more on this topic， refer to Manufacturer Part Number（MPN））。

使用

投标活动的第一步是决定把 RFQ 发送给那些供应商。在许多情况下，这是相当简单的。然而，对特定的物料或服务，找到正确的供应商是手挑战性的任务。

集成

系统可以帮助你选择接受一个 RFQ 的供应商，如果有下列全部或部分信息的话。

·         简要信息记录

你可以列出一个物料或物料组的简要信息记录清单。按这种方式，你可以找到要求采购的物料或类似的物料过去曾向那些供应商定货。

参阅：

采购信息记录

·         资源清单

资源清单列出某种物料首选的资源或供应来源。如果资源清单被维护了，它将列出一个物料的资源和从资源订购物料的周期。

参阅：

资源清单

目的

如果你想管理和比较发布给供应商的和从他们接受到的报价，你可以使用这个处理。

程序流

1．  你或者用手工或者用参考一个已经存在的 RFQ 建立一个 RFQ，请求或框架采购协议。

2．  你指定哪些供应商接收这个 RFQ。一个凭证就针对每个地址产生了。

3．  你向 RFQ 凭证输入供应商提交的价格和条件。

4．  你用价格比较表的方式实现比较评估一系列供应商报价。

每个报价被逐条地比较。平均值报价代表各个报价的平均值。

5．  你可以保存最有利的报价在信息记录中，并发出拒绝信件给不成功的投标者。

6．  你可以监控 RFQ 的有关后续活动和报价（例如一个合同被签定或一个采购定单被发布）。

定义

一个报价是一个供应商向采购组织提出的价格建议，根据特定的条件供应物料或实施服务。

结构

在某个期间内一个供应商的报价是有法律效力的。报价是供应商对采购组织发布的报价请求的响应。

报价包括提供指定物料或服务的总数量和提交日期的项目。

一个报价项目可以包括一个交货时间表，交货时间表的每一行包括把总的数量分解为小的数量和分别的提交日期。

一个采购类型为“外部服务”的项目包括一个规定服务的集合。以后可以组成树状层次结构。这样一个树状层次结构总体上称为框架。框架由一系列层次组成，每个层次代表一个服务层次。报价的数量被设置在服务行，表示各个工作与任务。

如果服务不能够被精确地定义，价值限制代替服务行。价值显示可以被设置针对某个合同。

条件可以用在各个层次上：

·         对整个报价

·         在项目层次，对要提供的物料或对计划采购的服务。

·         在服务行层次对各个服务（任务或活动）。

报价请求

定义

一个报价请求（RFQ）是一个采购组织邀请一个供应商为供应物料或服务提供报价（投标）的要求。

结构

一个RFQ 包括 RFQ 标题和项目。

·         RFQ 标题

包括在 RFQ 的一般信息，例如地址等。

·         项目

包括在 RFQ 中指定的物料或服务的数量和提交日期。

一个报价的项目可以包括一些计划行组成的提交计划，计划把总的合计数量分解到在一定期间内提交的小的数量和交货日期。

一个采购类型为“外部服务”的项目包括一个规定服务的集合。以后可以组成树状层次结构。这样一个树状层次结构总体上称为框架。框架由一系列层次组成，每个层次代表一个服务层次。RFQ 数量被设置在服务行，表示各个工作与任务。

与其他采购凭证相比，你不能输入一个科目分配在一个 RFQ。

如果你对  R/3 系统中的列表分析（报表）不太熟悉，在文档 R/3 系统入门  中你可以找到一般的信息。对采购特定的报表信息，采购报表。

程序

1．  选择 请求 ® 清单 显示 ® 然后是期望分析的类型。选择的屏幕出现。

2．  输入有关的列表准则：

仔细地选择你的选择准则，通过明智的确定准则，你可以限制报表的范围。

3．  选择 程序 ® 执行。

清单就显示出来了。

在清单显示中处理选项

·         直接个别选择物料采购请求

·         在所有列表中选择资源分配

·         显示适当供应来源的请求

·         显示没有资源的请求

·         显示在一个请求上的详细数据

·         修改在物料请求中的数量和交货日期

·         更新工作列表

·         外围功能

当一个采购请求的项目要求采购的数量已经被包括在某一个采购定单后，系统就把这个采购请求项目标志为“关闭”的。你也可以手工设置一个项目为“关闭”。在物料计划和控制中，“关闭”的采购项目将不计算。

你可以设置 关闭 标志在下列情况（如果需要，它以后可以除掉）。

·         在项目详细屏幕上，由于正在处理请求，处于修改模式。

·         当用参考一个请求的方法建立一个采购定单时。

如果这个标志已经在采购请求的有关任务中被设置，你同样可以参考这个请求建立你的采购定单。

前提条件

在你修改一个采购请求之前，需要考虑以下问题：

为了节省时间，你可以从一个现在存在的请求中复制采购项目到正在建立或修改的请求中。为了参考其他请求，你必须知道包括要引用项目的请求编号。

程序

1．  选择 请求 ® 建立。

初始屏幕出现

2．  选择 请求 ® 复制 引用 ® 采购 请求。

3．  输入参考的物料采购请求编号 – 如果知道的话。参考的项目就被复制到现在出现的对话框中。

4．  选择你要引用的项目。

5．  选择下列菜单路径之一：

–如果你想要在复制之前 修改 项目，选择 编辑 ® 选择 ® 编辑 ® 复制+细节。
在项目详细屏幕上为每个选择的项目完成修改工作。

–如果你想要复制选择的项目而 不进行修改，选择 编辑 ® 选择 ® 编辑 ® 复制。

带有复制的项目的新物料请求 项目概貌 屏幕出现。你可以增加项目或者从其他采购请求中继续引用项目。

6．  保存采购请求。

要对一个存在物料主记录的物料建立采购定单，按下列说明操作：

       1．选择 请求 ® 建立。

显示初始屏幕。

2．输入有关的数据或必要的话进行修改。

你可以在采购请求的基础上向一个与供应商的长期采购协议输入一个采购请求（在 SAP 系统中称为 "框架协议"）。如果你这样做，采购模块不能针对这个请求发布采购一个采购定单：它仅仅设置这样的一个协议（或者是“合同”，或者是“日程表协议”）。

这种情况下，在凭证类型字段中输入 rv （对“框架协议”）。

3．按回车。

项目概貌屏幕出现。

4．对每个项目，输入下列数据：

–要定货的物料编号。

–负责采购这种物料的采购组（列 PGp。）

–  要求的数量

–  交货的日期
（如果采购被设置为一个框架协议，你将不能指定交货日期）。

–接受工厂和存储位置（如果知道的话）。

5．要查看在一个项目上的细节修改，首先选择项目，然后选择 转向 ® 详细。

物料请求的详细数据屏幕出现。

你可以选择编辑 ® 分配资源。 让系统分配一个资源。（有关这个主题的详细内容，参阅 优化采购活动）

6．  保存采购请求。

目的

使用这个模块的目的是给出一个物料或外部服务的需求通知并对需求保持跟踪。

需求可以用下列方式建立：

直接的：在提出需求部门的工作人员手工输入一个采购请求。建立需求的人确定需要什么，数量和需要的时间。

间接的：采购请求是通过其他 SAP 模块建立的。

在采购请求的建立标志说明了请求是直接建立的还是间接建立的。它在需求分析和需求项目的统计数据中出现。（参阅 分析采购请求）

采购请求可以被一个发布程序影响（清除或批准）。有关这个主题参阅 发布（批准）程序。

集成

请求可以用下列方式间接建立：

·         通过 物料计划和控制

基于消费的计划 建议要定货的物料计划根据过去的消费统计和现在的库存水平来决定。定单数量和交货日期是自动产生的。

有关这一主题的信息，请参阅 MM 基于消费的计划 文档。

物料计划和控制模块可以规定，如果一个物料请求在预先定义的期间内没有被处理，物料请求将被再次提交给采购部门。

·         通过 网络活动 （从 PS 项目管理系统）

从网络活动中将自动产生物料请求，条件是

–  一个非库存物料或外部服务已经被分配给一个活动和

–  允许立即自动产生物料请求的标志在在网络中设置并保存在网络中。

按这种方式，物料请求可以在计划阶段尽快传递到采购模块中。

如果标志已经被设置了，当网络批准发布时，系统把数据传递给物料计划和控制模块。后面的模块将建立物料需求。

有关进一步详细信息，参阅 PS 项目系统 的参考部分（entitled 资源）。

·         通过 维护定单 （从 PM 工厂维护和服务管理模块）

从维护定单中将自动产生物料请求，条件是

·         一个非库存的物料已经分配给一个作业，或者

·         一个有外部服务控制键的操作已经建立

有关进一步详细信息，参阅 PM 工厂维护定单 中的 维护定单的计划。

·         通过 生产定单 （从 PP 生产计划与控制模块）

从生产定单中将自动产生物料请求，条件是

·         他们包括一个外部的加工操作（例如，分包合同工作）。 前提条件是这个操作的控制键允许规定外部加工。

·         他们包括非库存物料

有关进一步详细信息，参阅PP 生产定单 中的 外部采购/外部加工。

外部建立（PS， PM）的物料请求上的文字说明，将被采购模块作为采购项目文字说明。

除了供应商和物料 主数据，采购模块支持下列日常工作中主数据 的附加类型：

·         采购信息记录

·         资源列表

·         配额安排配额安排

·         条件

·         供应商评价

特点

采购信息记录

简要信息记录 比 信息记录 短。 简要信息记录包括你已经从一个供应商采购的供应商和物料的简要信息。一个简要信息记录因此代表了一个物料 – 供应商的关系。

例如，简要信息记录包括从供应商定货的计量单位，可以使用的提醒层次。它也显示了询问中的物料价格变化。这对评价报价以选择一个成功的供应商是很有用的。

当你订购一个物料时自动地记录简短信息记录。你可以建立，修改和删除简短信息记录。

参阅：

采购信息记录

资源清单

资源清单列出在一个给定期间内一个物料的可能供应来源。在时间期间内，一个物料可以从一个给定的供应商采购或者在一个长期采购协议下采购。

资源清单回答用户的问题：“哪个供应商或内部供应者可以在给定的时间内提供一个物料？”对自动选择物料的供应商也很有用。

参阅：

优化采购活动

配额安排

配额安排是一种对物料需求的供应资源决定的机制。它可以使你决定最有效的供应资源以满足在给定时间的物料采购请求。设置配额安排可以使你自动地在一写不同供应资源之间分配总的物料需求。

参阅：

优化采购活动

与时间有关的条件

这些是中心定义的决定采购定单价值的条件。与时间有关的条件用作有效价格的计算基础。

参阅：

条件和价格确定

供应商评估

供应商评估是你分析了评价你的外部供应者的处理过程。也是供应商选择的基础。供应商按不同的一些标准进行打分。供应商的得分可以决定是否保留或排除在你的供应商基础之外。
有关供应商评估的进一步详细信息，参阅 MM 供应商 评估文档。

特点

建立一个供应商主记录

1.       从 采购菜单 选择 主数据 ® 供应商 ® 集中地 ® 建立。

2.       输入采购组织和帐目组。如果你想要使用其他的供应商主记录作为参考，在 供应商 字段中输入这个供应商的帐目编号。按回车。

3.       输入 供应商地址 和填充 国家，语言字段，这些输入是强制性的。按回车直到 控制屏幕出现。

4.       在这个屏幕中，你可以输入下列信息：支付和催款程序需要的帐目数据，声明税金授权和采购分析需要的数据。按回车直到 采购 数据屏幕出现。

5.       在这个屏幕，输入采购特定的数据，例如定单货币或支付期关键字等。

6.       保存供应上主记录。

支付期

支付期表示契约确定的支付时间长短，包括准时付款的折扣和折扣限定的期间（例如，条款“30天内付清”，或“10天内付清折扣2%”）。在后面的例子中，如果支付时间在指定的期间内，折扣就从发票金额中扣除。

在供应商主数据记录中指定支付期间。当为指定供应商建立采购定单时，它们自动地作为缺省值出现在定单中。然而，你也可以修改。

支付期间也可以在供应商发票中输入。然后就被支付程序自动处理。

修改一个供应商主记录

1．从菜单中选择 主数据 ® 供应商 ® 采购 ® 修改。

2．  输入供应商编号和采购组织，然后选择你希望修改的数据，按回车。

3．  实现你的修改并保存。

显示供应商的清单

你可以建立一个供应商的清单。这个清单包括各个供应商重要的信息：从供应商采购物料的采购组织，支付期间，和供应商冻结的状态，例如。

1．  选择 主数据 ® 供应商 ® 清单显示 ® 采购清单。

2．  输入你的选择准则和运行分析程序。

冻结供应商

如果你想防止提供劣质物料的供应商持续交货。你可以在供应商主数据中冻结它的帐目。

一旦你设置供应商主数据的冻结标志，采购定单就不再可能发放给该供应商了。冻结状态直到你在供应商主数据中终止了它的冻结状态为止。

要冻结一个供应商，按下列说明操作：

1．  选择 主数据 ® 供应商 ® 采购 ® 冻结。 输入供应商编号和采购组织然后按回车。

2．  一个屏幕出现，你可以在上面设定供应商是对一个特定采购组织冻结的还是对所有采购组织冻结。保存你的输入。

你可以通过资源清单针对一个物料冻结一个供应商。资源清单的详细内容参阅 优化采购。

一次性供应商

你可以为一些只有一次或很少采购的供应商建立一种特殊的一次性供应商主记录。

例如，假使因为你的主要供应商不能提供需要的货物，你向一个通常没有定货的供应商进行采购定货。你可以存储有关的数据在“一次性供应商”的主记录中。

与其他供应商主记录相比，一个“一次性供应商“主记录被用于一系列供应商。这样做的目的是避免过分多地建立供应商主记录。由于这个原因，你不可以任何供应商的特定数据在“一次性供应商”主记录中。当你用“一次性供应商”建立采购凭证，系统自动地显示一个 主数据 屏幕。在这里你输入与供应商有关的特定数据，例如名称，地址和银行。这个信息被分别地存储在凭证中。

当建立一个“一次性供应商”主记录时，你必须赋予一个一次性帐目组。这个帐目组决定了供应商特定的字段被禁止了。当建立有关的采购定单时，你输入这些数据。

维护伙伴

在与其他企业的交易中，商业伙伴“供应商”可以被认为是不同的角色。因此，在采购交易中，一个供应商首先是定单的 接受者 ，然后是 货物的提供者，然后是 开发票者，最后是收款人。一个或多个这种角色可以影响不同的供应商主数据记录。

由于这个原因，一系列伙伴角色（伙伴的功能）可以被赋予这个供应商。在下游的后勤和财务功能中使用不同的数据。

系统在建立供应商主记录期间，在 伙伴角色 屏幕中，强制决定帐目组的分配方案确定了伙伴的角色。

在编号字段，你输入一个供应商编号。系统检查是否供应商已经在当前的采购组织中建立了。

在标准系统中，下列伙伴角色已经定义了：

·         供应商

·         定单接受者

·         货物提供者

·         开发票者

·         收款者

通过“客户化定制”，你决定了那些伙伴角色是可选择的，那些伙伴角色是强制输入的。除了供应商所有的角色都是可选择的。如果没有其他角色被维护，供应商角色就被应用。

如果在支付交易数据下进行了维护，不同的收款人 就被显示。

要维护供应商主记录，选择 供应商 ® 修改。。初始屏幕就显示出来，选择 伙伴角色（伙伴的功能）

中心协议合同的伙伴
你可以在供应商主记录中和合同中维护中心协议合同的伙伴角色。如果伙伴已经在供应商主记录中维护了，它们就出现在合同中。

为了建立中心协议合同的伙伴，选择在合同中的 标题 ® 伙伴 。维护伙伴的概貌屏幕就出现了。这里，你可以想要输入伙伴的层次。 在维护伙伴的屏幕中输入数据。

供应商主数据库包括供应一个企业的供应商信息。一个供应商主记录包括供应商名称，地址，还有以下其他内容：

·         向供应商定货时使用的货币

·         付款期间

·         重要的联系人姓名（销售职员）

由于，对财务部门来说，供应商代表了应付帐目，供应商主记录也包括财务信息，例如有关的总帐中的控制帐目（调和帐目）。

因此，供应商主记录同时为财务和采购部门进行维护。本节主要介绍存储在供应商主记录中的采购相关数据的建立，修改，和显示。

在系统中你能够为了支付而输入供应商发票之前，必须给一个供应商提供财务数据。

供应商主数据是如何组织的?

供应商主数据记录的组织与你的企业结构有关。一个供应商主记录氛围三个不同数据领域：

1.     通用数据 在你的集团公司中可以被用于所有公司的数据。通用数据包括例如供应商地址和电话号码和与供应商通讯时使用的语言等。

2.     公司代码数据 大量的财务数据保存在公司代码层次上。这些数据包括，例如，支付交易数据和有关的控制帐目数据。

3.     采购组织数据 特定的采购数据保存在采购组织层次。这些数据包括联系人，交货期等。

“采购组织”层次包括有关批发和零售的下层组织：

–供应商子范围  Vendor sub-range（VSR）

–  工厂

–供应商子范围/工厂

在采购组织可用的数据之外，你可以维护在采购组织层次上是变化的一个特定工厂或供应商的子范围（支付或收入的期间，例如）。

搜索和输出数据是按下列优先顺序实现的：

a. 供应商子范围 – 工厂 – 采购组织

b. 供应商子范围 – 采购组织

c. 工厂 – 采购组织

d. 采购组织

这以为着：

a. 如果数据存在于“供应商子范围 – 工厂 – 采购组织”的最特殊层次，则数据被使用。

b. 如果不存在，系统检查是否数据存在于“供应商子范围 – 采购组织”层次。

c. 如果不存在，系统检查是否数据存在于“工厂 – 采购组织”层次。

d. 如果不存在任何上述数据，系统仅仅使用在采购组织层次上的通用数据。

指定变量数据

如果，例如在零售行业中，你希望为某些场所和供应商子范围进行工作，按下列步骤操作：

1.       在 采购数据 或 伙伴角色（伙伴功能）屏幕，选择 变量数据。。按钮仅仅在一个帐目组允许保持在“供应商子范围”和/或“场所”被选中了时才可以使用。

如果还没有建立变量数据，系统将询问你数据保持层次。现存的层次将被显示。

2.       选择期望的数据保持层次和选择 采购 细节 或 伙伴细节。有关的屏幕出现，输入变量数据然后返回出发点。

帐目组的作用是什么?

当你建立一个供应商主记录时，必须输入帐目组。

帐目组决定了

·         编号分配的类型

·         系统标识分配的供应商的帐目编号范围。

·         是否激活一次性供应商功能。

·         屏幕包括那些字段，那些字段是强制输入的或可选择的。

·         在采购组织下哪个保持层次是允许的（例如，供应商子范围）

·         哪个伙伴决定策略是有效的

一旦供应商主记录被建立了，你就不能再修改他的帐目组。只有你的系统管理员才被授权在例外的情况下这样做。（这可能是必须的，例如，过去没有使用过的一个应用模块开始投入使用）。在这种情况下，过去被禁止的字段在主记录修改是接受数据输入。

供应商主记录是如何编号的?

每个供应商被赋予一个唯一的编号（在财务会计中使用的供应商帐目编号）。你需要这个编号调出主记录以输入采购定单。

编号可以是内部赋予的也可以是外部赋予的。内部编号分配意味着系统自动分配编号，然而外部编号意味着人工输入编号。

当你建立一个供应商主记录时，编号类型分配和编号范围通过帐目组进行规定。

系统确保编号永远是唯一的。当内部分配编号时，系统从一个给定的范围连续地进行分配。当使用外部编号时，也能防止已经使用的编号被重复使用。

一个供应商在所有的公司代码中有同一个帐目编号。

当 MM 模块第一次安装时，物料主记录被建立起来。然后，有责任使用物料主记录数据库的部门就负责维护信息，包括更新。

物料主记录可以被集中地也可以分布在不同部门建立。在后一种情况，例如，采购部门负更新采购数据。同样地，销售数据由销售部门负责维护。

本节介绍物料主记录中的采购数据是无何被输入和修改的。

什么是物料类型?

物料类型标识一个物料的特征，这对财务会计和库存管理是十分重要的。当你建立物料主记录时，要定义一个物料类型。

“原材料“ 和”产成品“是物料类型的例子。在标准的 MM 模块，“原材料”（ROH）表示从外部采购的物料，“产成品”（FERT）表示在工厂制造的物料。

物料类型决定了当物料收入和发出仓库，或者被使用或着被消费时借记或贷记有关财务帐目。它也决定了物料编号是内部分配的还是由用户外部输入分配的。

操作

显示一个物料主记录

1.     要查看一个物料主记录数据，按下列顺序操作。首先从系统菜单中选择 后勤 ® 物料管理 ® 物料主数据。然后选择 物料 ® 显示。

2.     在 物料 字段输入物料编号。如果你不知道物料编号，使用“可能的输入”功能通过匹配码搜索期望的物料。

3.     为匹配码输入选择准则。然后按 Enter 键。按选择准则选择的物料主记录就被显示。

你也可以从采购凭证的项目概貌中显示物料主记录。操作顺序是：从菜单条选择 环境 ® 物料。

显示库存水平

对一个给定物料有两种方法可以显示库存水平；

·         从物料主记录中

当显示物料主记录时，要显示库存水平，选择 环境 ® 库存概貌 。

·         从采购凭证中

当显示采购定单，框架协议，RFQ，或者报价时，对一个选择的项目选择 环境 ® 物料库存 以显示库存概貌屏幕。

建立或维护一个物料主记录（采购）

本节解释如何在一个物料主记录中输入采购数据。

什么时候你建立或维护一个物料主记录?

如果物料要被采购，你必须建立或维护物料主记录。

·         没有在物料主记录数据库中定义的（就是物料没有一条对应的物料主记录）

·         已经在其他工厂定义，但没有在你要发布采购定单的工厂中定义的。

·         已经在当前的工厂中定义，但物料的采购数据还没有被输入的。当一个用户从其他部门（财务，或设计）建立了一个物料主记录，但没有被授权建立与采购有关的数据的情况。

要判断是否一个物料是否已经输入了物料主记录，可以尝试使用“可能的输入“功能。具体操作参阅下面的显示物料 主记录。

前提条件

在建立物料主记录之前，你需要准备下列信息：

·         物料类型和行业领域

·         计量单位，例如基本库存单位，发放单位和定货单位等

·         负责采购该种物料的采购组

·         财务帐目数据，例如评估类，价格控制，标准和移动平均价格等

程序

建立或维护一个物料主数据的程序：：

1.       从系统菜单，首先选择 后勤 ® 物料管理 ® 物料主数据， 然后 物料 ® 建立（通用的）。

2.       如果物料主记录不存在，输入物料被使用的行业领域（例如 m 表示机械工业）。

如果你的企业使用外部物料编号，输入物料编号。

否则，系统自动地分配一个物料编号。

如果物料主记录已经存在了。输入物料编号然后按回车。

然后 选择视图  对话框出现。它包括可能的用户部门清单。

如果一个类似的物料主记录已经存在了，你可以使用它作为参考然后建立一个新的物料主记录。具体操作是，输入参考的物料编号。一个复制参考物料主记录将被显示出来。在这里，你可以做必要的修改。

3.       选择 采购 ，帐目，  PO 文本（如果你想输入一个的话）在对话框中，按回车。

4.       在对话框 组织层次/参数文件 中， 输入工厂然后按挥斥。物料主记录的采购屏幕就出现。

如果一个物料的主记录还不存在，输入一个简短描述句子，基本计量单位，物料组，采购物料的采购组。

简短描述被用于在所有采购凭证（包括来自其他部门）标识一个物料。因此，你应该输入一个对其他所有部门都有足够含义的描述。而不应过于简短和只适用于本部门。

5.       为物料输入采购活动特定的信息，例如：

定货单位
如果定货单位不同于基本计量单位，应该在这里输入一个新的计量单位。如果你在这里输入一个值，你同时也必须输入定货单位到基本计量单位的换算因子。

采购组
在这个字段中，输入负责采购该物料的采购组。

采购评估键
评估键定义了采购职能的各种评估关键。例如“提醒”间隔和公差。这个“提醒”间隔以天为单位，并规定在期间之后第一，第二，第三和紧急信件将被发送给供应商以提醒他们关注异常的报价，异常的定单认可，或延期的交货事件。系统自动地产生提醒和紧急信件。

超过的和短少的公差规定了你的公司允许的数量。

在 通用数据 和 外贸数据 中完成有关的设定。

作为评估键的一部分，你也可以设定特定物料的 最小交货数量 和 交货日期标准公差。这些数据也在供应商评估功能中使用。

6.       按 回车 显示采购定单文本屏幕。在这里输入与特定物料的所有采购凭证有关的文字说明。

7.       按 回车 显示帐目数据。输入评估类，价格控制（规定评估是采用移动平均价或标准价）和移动平均价或标准价。然后有关的物料就将按指定的价格进行财务会计记账。

8.       保存物料主记录。

物料主记录数据库（常常简称为 "物料主数据"，包括各种物料的存储在系统中所有数据）包括一个企业采购制造以及储存在仓库的所有描述数据。对企业来说它是物料的核心信息仓库。

所有物料数据集成在一个物料数据库中避免了数据的冗余并允许不仅仅在采购模块中而且在其他模块中使用这些数据（例如：仓库管理，物料计划和控制，发票校验等等）。

物料主数据记录中存储的企业使用的各个物料的描述：

下面列出物料主数据记录中的一些信息类型的例子：

·         帐目

成本/价格的计算信息。例如标准价格，过去和将来的价格，当前的价值等。

·         物料计划和控制

物料需求计划（MRP）和基于消费的计划/库存控制信息。例如：安全库存水平，计划提前期和一个物料的重订购。

·         采购

采购模块为一个物料提供的信息。例如：采购组，超交和欠交公差等等。

·         工程

物料的工程和设计数据。例如： CAD 图纸，主要参数尺寸，和设计规范等。

·         仓储

一个物料的仓库储存信息。例如：发放单位，存储条件和包装尺寸等。

·         预测

关于物料需求预测的信息。例如：物料是如何采购的，预测周期和过去的消费使用数据。

·         销售和分配

有关销售定单和价格的信息。例如：销售价格，最小定单数量，某种物料的负责销售责任部门等。

信息是如何组织的?

物料数据总是组织在同样的层次模式中。在采购的角度看，物料主数据包括下列组织层次：客户，采购组织，工厂和存储位置。

1.     客户 – 通用的数据 – 这个层次包括可以适用于一个集团公司内所有的公司，工厂，仓库的数据。通用的数据的例子有：物料设计的详细数据（例如：CAD图纸）和存储条件（温度范围，物料是否有爆炸性和易腐性）。

2.     工厂 – 这个层次的数据包括在一个特定公司内每个分支机构或工厂使用的数据。采购模块最重要的数据存储在这个层次。例如：一种物料的最大和最小定货数量以及记录水平。你输入工厂字段才可以访问工厂有关的数据。

3.     存储位置 – 这个层次包括对存储位置指定的数据。每个存储位置的库存水平是这种数据的一个例子。你输入工厂和存储位置的字段后可以访问存储位置层次上的数据。

这个数据结构方便了整个企业处理物料有关信息。在物料被用于一个以上的工厂和一个以上存储位置时防止了数据的冗余。

设想同一个金属铸造物料被存储在两个不同位置。这个物料的设计和采购数据是一致的。然而在每个存储位置的仓库水平上的数据是不同的。

物料是如何被编号的?

一个唯一的物料编号被赋予每个物料主记录以标识这个物料。

物料编号可以是内部赋予的也可以是外部赋予的。内部编号分配意味着系统自动给物料分配编号，然而外部物料编号意味着人工给一个物料输入编号。

在你的企业里如果分配外部物料编号，你可以分配给物料的编号有一些限制。在“客户化”工作范围内对编号分配进行定义。

谁可以访问物料主记录?

公司的政策可能限制访问物料主记录。访问限制的目的是防止没有授权的用户修改物料主记录数据。一般来说，采购者可以看所有的物料数据，但通常只能允许修改采购数据。同样道理，物料计划或库存控制人员通常只允许修改与计划和控制有关的数据。

可以集中控制特定的用户有授权修改数据。这意味着他们被授权输入和修改在物料主记录，包括采购数据。

如果你想知道在你的公司内访问限制是符合起作用的，和你的系统管理员联系。

特点

初始屏幕

如果你正在建立一个新的采购凭证，你要使用初始屏幕分配责任采购组织和采购组。
如果你处理一个存在的采购凭证，应该输入一般的数据（例如编号）使得系统能调出你感兴趣的凭证。

为了减少你必须输入的数据，你可以在初始屏幕输入适当的字段。你可以输入接收的工厂和储存位置或交货日期，例如，如果在定单中的项目大多数是相同的话。系统自动地放置这些输入在后续的PO项目概貌中。

你在凭证初始屏幕输入的数据也被带到用参考已经存在凭证方法建立新凭证的屏幕中。

这个功能特别是针对不包括供应工厂，不包括存储位置，不包括交货日期的合同。（例如：中心协议合同）

如果你建立针对已经包括“工厂”和“存储位置”等数据的合同的发布定单，同时你在初始屏幕中输入缺省数据，系统将采用合同中的数据而忽略你的数据。

例如：如果你希望使用系统功能 建立采购定单 ® 引用合同  建立发布定单，并在初始屏幕输入工厂和存储位置，缺省的数据将被复制给一个采购定单的项目，因为这样的数据在这中合同中不存在。

当引用 RFQs 时，也同样。

项目概貌

项目概貌是一个采购凭证的标题和项目数据的概貌。项目概貌屏幕的顶部包括重要的标题数据。屏幕的中部包括采购项目的内容。

按凭证类型规定的项目编号间隔对项目进行编号。如果你希望修改可以改变项目编号的缺省编号。

另外，你可以选择 编辑 ® 改变显示 在单个和多行显示项目屏幕之间切换。

选择一个要处理的项目

在项目概貌屏幕的左边第一列是用于选择各个项目的区域。这里你可以选择希望处理的项目。

选择了项目后，你可以在概貌屏幕上单击 编辑 ® 选择 确定对项目的选择。例如：可以选择所有的项目或作废选择操作。

标题详细屏幕

采购凭证的标题数据包括供应商和定货部门的有关信息。例如，它显示供应商支付条款和销售代表。（例外：采购请求不包括标题屏幕，因此没有详细标题屏幕可显示）

要显示标题数据，从项目概貌屏幕中选择 标题 ® 详细。

项目详细屏幕

项目详细屏幕包括一个物料采购的重要数据。例如，显示监控时期和控制货物和发票接受数据。

要显示一个项目的详细信息，在项目概貌屏幕中选择项目 ® 详细。

项目的附加数据

一个项目的包括一些附加数据（例如：价格和条件，科目分配，文字说明等等）。在项目概貌屏幕上选择项目 菜单的选项进行选择。

输入的帮助Entry Aids

你可以用参考其他采购凭证的方法建立采购凭证，或者复制一个采购凭证。这样的输入帮助可以从初始屏幕或着通过建立引用 菜单调出项目概貌屏幕。

定义

一个采购凭证是一个采购模块用于采购物料或服务的手段。

下面是在标准 SAP 中可以使用的不同采购凭证。

报价请求（RFQ）
传输给潜在供应商的要求采购物料或服务的报价请求。

报价
包括用于供应商的提出的价格和条件等，是选择供应商选择的基础。

采购定单（PO）
给一个供应商（外部供应者）的采购实体的请求或说明，要求供应商提供特定的物料或履行特定的服务，以完成采购交易。

合同
在 SAP 采购模块中，一种“框架协议”的类型，或者长期购买协议。合同是在一个特定期间内从一个供应商采购特定的物料或服务的承诺。

日程表协议
另外一种 "框架协议"， 一个交货时间表指定的采购数量，交货日期，和可能的时间误差。

物料或服务的需求可以用 采购请求的方式报告给采购模块。

结构

每个采购凭证都可以分为两个主要部分：标题和项目。

每个凭证包括一个标题和一系列项目。

标题包括与整个凭证有关的信息。项目指定了要采购的物料或服务。例如：有关供应商和凭证编号信息包括在凭证标题，物料和定货数量在每个项目中描述。

附加数据提供项目的特别信息，并不直接与项目采购数据联系。附加数据包括，例如，科目分配数据（成本中心和总帐科目）和一个项目的采购定单历史 -- 有关项目的已经记录的货物和接收的发票等。

在采购凭证中的每个项目表示一个单位的采购。采购操作（包括请求，定货和后续的程序）发生在与项目特定的基础上。

采购凭证是如何分类的?

采购凭证在SAP系统中通过凭证类型进行区分。这就决定了，例如，有关的编号范围和处于维护目的要提供那些字段。当你建立一个采购凭证时，有关的凭证类型具有缺省值。

例如：凭证类型有RFQs，采购定单，合同等。标准SAP系统包括摸凭证类型。然而，你的企业可以定义自己的凭证类型。

采购凭证是如何编号的?

每个凭证都被分配一个唯一的编号。（注意：编号也可以是字符，下面将介绍）这个编号可以是内部的也可以是外部的，随你的企业政策而定。内部编号分配意味着系统自动分配编号。外部编号意味着必须由人工输入。
字符书记分配编号仅仅在下列情况是可能的。

特点

显示采购菜单

要显示 采购菜单， 按下列说明操作：

1.     登录到系统。SAP 所有的菜单出现。

2.     选择 后勤 ® 物料管理 ® 采购 。 采购菜单 出现。

关于采购菜单

你能够在 采购菜单 中实现的任务是用采购凭证组织的。例如，要显示一个采购定单，从 采购菜单选择 采购定单 ® 显示。

主数据菜单包括建立和显示信息记录，供应商，和采购主数据的功能。

当你完成一个采购功能 – 例如建立一个采购定单 - 选择 采购定单 ® 退出， 返回 采购菜单。

标准的菜单功能

下面介绍采购凭证的标准菜单选择：

建立
使用这个选项建立采购凭证。输入要求的信息然后保存凭证。凭证就被用唯一的编号保存了。

修改
使用这个选项修改采购凭证。需要输入采购定单的编号。

显示
使用这个选项显示采购凭证。对被显示的采购凭证你不能增加或修改任何信息。需要输入采购定单的编号。

清单显示/ 报表
使用这个选项产生报表分析采购凭证（例如，对供应商 ABC的所有采购凭证）。有关如何产生报表和进行分析参阅 采购报表。

后续功能
使用这个选项可以实现有关与采购但不包括在采购中的功能。例如输入一个货物接收或发票。

消息
使用这个选项你可以用消息的形式打印或传输凭证（例如通过电子数据交换 EDI 传真）等等。 

特点

组织的层次

在SAP R/3系统中是用下列组织层次表现一个企业的组织结构的。

客户（译注：这是直接翻译的，不如理解为集团公司）
一组法人的集团，组织的，业务的和/或在一般概念上的管理单位。

例如：集团公司。

公司代码（译注：这是直接翻译的，不如理解为公司）

这个层次用于表示在一个客户中互相独立的财务单位。每个公司代码有自己的资产平衡表，利润表和损益表。

例如：一个子公司，一个集团公司的成员。

工厂（译注：这是直接翻译的，和汉语中的工厂含义有区别，不如理解为车间和机构）
在公司代码下的组织单位。

例如，生产工厂，分支机构办公室等。

采购组织
一个有责任为一个或多个工厂采购物料或服务的，和与供应商谈判一般采购条件的组织单位。采购组织能够代表法人进行外部采购业务。

采购组

采购组是在采购组织下在细分的组织单位，它有责任每天进行采购活动。

一个采购组也可以为一系列采购组织工作。

采购层次的分配

在SAP中，必须被分配给一个或多个采购组织。一个工厂必须属于一个公司代码。一个采购组织能够，但不是必须，被分配给一个公司代码。

如果你不分配采购组织给公司代码，每个采购组织都可以为每个公司代码进行采购。

这样做的一个前提是工厂已经被分配给采购组织。

集中的/分布的采购
你可以把你的采购只能设置为：

·         一个集中采购单位和一个采购组织，或

·         一个分布的采购系统，和不同的采购组织，每个采购组织为不同的工厂进行采购。依赖于你的系统被如何设置，你可以分别地建立采购组织，或者允许一个参考采购组织和供应商谈判更优惠的采购合同（通过合并更大的采购数量）。其他为各个负责的工厂针对这个合同发布采购物料要求。

有关集中协议合同，参阅 中心协议合同。

使用参考采购组织方式节约时间并影响到对数据的维护，因为采购组织数据，供应商主记录，和采购信息记录要为参考采购组织建立。其他采购组织可以通过以后的“客户化”定制工作使用这些数据而不必自己另外进行维护。

SAP 的“应用连接使能”（ALE）的目标，使得属于一个集团但在分别的 SAP系统上运行的公司可以共享合同。以后将在“分布的合同”中介绍。

有关本节的详细信息参阅：分布的合同

你可以把你的系统设置成为在同一集团公司的其他公司代码的采购组织为一个工厂从一个供应商采购物料。这是一个使用SD交货和一个记账凭证通过公司内部仓库转移的示例。

有关内部公司库存转移的详细材料，参阅 MM 特殊库存和物料管理的采购的特殊形式。 

·         外部采购的形式

特点

为库存进行采购和为直接消费进行采购的对比

在MM 系统中，可以为库存进行采购也可以为直接消费进行采购。你可以决定在采购定单中定货的物料被采购的目的。本节描述为库存进行采购和为直接消费进行采购的区别。

为库存进行采购

一个库存物料是保存在仓库中的物料。这样的物料在收货后就被放到仓库里。当收到货物和发放货物时，库存数量就增加或减少了相应的数量。

当你为库存进行采购时，系统不要求科目分配。这是因为帐目在收货和发货后会自动记账。更进一步，物料主记录的价值和数量也被自动更新。

为了把一个物料放到仓库里，物料必须有一个物料主记录。有关物料主记录的详细信息和说明请参阅 采购视图中的主记录。

为直接消费进行采购

当你为直接消费进行采购时，你必须输入一个科目分配（例如：成本中心）以说明消费的目的。当货物或服务被接受时，他们的价值就被消费了。

如果一个物料是为直接消费进行采购，物料接受时财务会计的消费帐目就进行了记账。这个物料的库存的价值和数量都不发生变化。

物料科目分配

对采购凭证的每个项目，你都要指定是为库存进行采购还是为直接消费进行采购。在一个采购凭证中，你可以输入也可以不输入科目分配。

如果你对库存物料进行定货，这个物料必须有物料主记录。如果你为直接消费物料定货，定货的物料可以有也可以没有物料主记录。

科目分配在下列采购凭证中是可能的：

·         采购请求

·         采购定单

·         框架协议

采购的形式

在从一个供应商采购一个物料或服务之前，你必须决定采用哪种采购手段。本节描述MM采购模块支持的三种基本的外部采购形式。

·         一次性采购定单

·         有发布定单后续交货的长期合同

·         长期计划的协议和交货的计划

一次性采购定单

当定货没有规律时，你使用一次性采购物料或服务。

当建立一次性采购定单时，你可以引用一个采购请求，RFQ， 或其他 PO。当新PO建立时，供应商的条件是从采购信息记录中获得的。

有关详细信息，参阅 采购定单。

合同和发布定单

当物料定货有规律和有足够的数量时，你可以和供应商磋商长期的采购价格和条件，并把数据结果记录到合同中。在一个合同中，你指定它的有效期和总的目标数量以及金额。

当建立一个合同时，你可以引用一个RFQ或其他合同。合同需求（代表在长期合同中的需求）也可以通过引用凭证简化数据输入处理。

当你建立有联系的定单是，信息是从合同中获得的。每次发货都由定单规定了精确的数量和提交日期。

更详细信息参阅：与供应商的框架采购协议。

日程表协议

如果一个物料定货是有规律的，并按一个精确的时间表交货，那么你可以建立一个日程表协议。这种采购方法对JIT需要，要求供应商准时交货时特别有用（例如：汽车工业）。

在这种合同中，物料和基本条件在日程表协议中指定。一旦你建立了协议，就可以指定在未来一定期间内物料的精确提交数量，日期和次数。

更详细信息参阅与供应商的框架采购协议

目的

在MM模块中外部采购活动集中在一些主要活动的循环中。

程序流

典型的物料或服务的采购循环包括下列阶段：

1.       需求的确定

物料需求是以用户部门或物料计划和控制识别的。（这可以覆盖MRP和基于库存的需求。由物料主记录确定的库存水平被定期地进行检查，可以使用定货点法和通过基于过去使用情况进行预测法）你可以自己输入采购请求，或者通过物料需求计划和控制系统自动地产生。

2.       资源的确定

采购模块基于过去的定单和存在的长期采购协议帮助你确定潜在的供应资源。这加速了建立报价请求的处理，如果你希望的话，可以通过SAP EDI用电子通讯方式发送给供应商。

3.       供应商选择和报价的比较

系统有能力模拟定价方案，允许你比较一系列不同的报价。拒绝信件可以被自动地发送。

4.       采购定单处理

采购系统从请求和报价总获得信息，帮助你建立采购定单。手工建立和系统自动建立都可以。供应商日程表协议和合同（在SAP系统中，长期采购协议的类型）也被支持。

5.       采购定单的后续工作

系统按你指定的周期检查“提醒信息”，如果必要的话，自动地打印“提醒信息”和信件。它也向你提供所有采购请求，报价和采购定单的最新信息。

6.       收货和库存管理

收货人员可以简单地输入Po 编号确认收货。通过指定允许公差，供应商可以限制超过和欠交定货。

7.       发票校验

发票的列表

当你选择了待处理的发票后，按 回车 显示符合选择准则的发票列表。请注意 以下几点：

·   取消的发票不会包括在该表中

·   如果你选择了发票项目的设置，每个发票的供应商行和相应的项目 被显示出来。

·   如果只有一个发票的供应商项目被显示，这可以是因为：

-     该发票被随机冻结

-     该发票在供应商屏幕被手动冻结。

处理该列表

有很多选择可被用于修改列出发票的布局，以便系统可以向你提供你认为 最重要的信息的一览表。

改变表的布局的功能取决于你现在是按项目显示还是按汇总显示：

·   按项目显示支持：

-     修改设置

-     排序

-     搜索

-     转到按项目显示

·   按汇总显示支持：

-     显示详细内容

-     转到按项目显示

你可以在项目显示中取消个别冻结的原因。

取消个别冻结原因

 修改设置

为修改表的布局，从菜单条选择 设置  。你可以定义行是如何布局的， 并可以加入或删去表的字段。

 排序

在按项目显示中，你可以按不同的准则来安排行的内容。注意光标的位置， 因为功能依赖于光标的位置：

·   光标不在一个项目行上

如果你选择 编辑 ->排序，一个窗口出现，你可以确定排序的准则和 它们的顺序。在字段中输入 1，2，和 3 来确定顺序。当你按 回车 ， 系统按该顺序安排行。

·   光标在一个项目行

如果你选择 编辑 ->排序， 系统按光标所指的列的信息安排发票项目 的顺序。

 搜索

在按项目显示中，你可以按一些特性来限制表的范围。 注意光标的位置， 因为功能依赖于光标的位置：

 · 光标不在一个项目行上

如果你选择 编辑 ->寻找，一个窗口出现，你可以选择最多三个搜索 字段。 当你按 回车 时，一个窗口出现，你可以为每个单独的字段输入  搜索准则。当你按 回车 时，系统显示符合搜索准则的的项目表。

·   光标在一个项目行

如果你选择 编辑 ->寻找， 系统用光标指定的列做为搜索的字段。  一个窗口出现，你可以输入搜索的准则。当你按 回车 ，系统显示符合 搜索准则的项目表。

如果输入一个有很大数值的发票项目，推荐先将该发票冻结并检查它的 数值，尤其是当发票没有参考一个采购订单时。

由于数值过大而被冻结项目的冻结原因是其它差异(S)。

你可以在发票检验的定制系统中维护下列的设置：

·   发票数值是否应被冻结。

·   根据项目种类 和订单项目的收货标识，确定由于发票项目数值而 需要被检验的采购订单

你可以确定上面的数值，该数值决定项目被冻结的误差限。根据发票项目在输入时有无参考一个采购订单，你可以设置不同的允许误差限。

 随机冻结

除了基于差异或数量的发票的自动冻结之外，发票还可以使用随机冻结 过程随机地进行冻结。随机冻结被用来进行简单的检查。如果随机冻结 被激活，而且你记帐一个没有任何其它冻结原因的发票，它可能被随机 选中而被冻结。

你可以在发票检验的定制系统中进行下列设置：

·   随机冻结是否被激活

·   冻结的随机概率。你可以设置一个起始值和一个百分比。

-     如果发票的数值大于或等于起始值，发票被冻结的随机概率等于 设置的百分比。

-     如果发票的数值小于或等于起始值，发票被冻结的随机概率是 设置的百分比的一个相应的比例。

如果起始值是$1000，百分比是50％，则大于$1000的发票的冻结 概率为50％，而$500的发票的冻结概率为25％。如果你希望所有 发票有相同的冻结概率，你必须将起始值设置为0。

随机冻结不在项目层上进行，而是对整个发票。如果你记帐的发票被随机 冻结，系统自动在 支付冻结  字段设一个R，个别的项目不会有冻结标识。

当你输入一个发票，系统从采购订单和收货单据中推荐一些值。如果发票 的项目与省缺值不同，你必须通过与采购或收货部门或供应商的接触来确定 产生差异的原因。

调查微小的差异是非常费时间的。因此，系统可以定义允许的误差限。如果 一个发票项目的差异在允许的范围之内，系统将接受它们。

如果超出允许的误差限，你收到一个系统信息。你仍然可以将该发票记帐， 但是，如果它超过允许范围的上限（请参见 允许误差）， 它将自动地 被冻结支付，

如果发票被冻结，所有项目被冻结。甚至发票只有一个项目有差异，整个发票 将被冻结支付。

如果你记帐一个有冻结原因的发票，系统执行两个步骤：

·   发票的帐户记帐被进行。

·   在供应商项目中，系统在字段 支付冻结  输入R，财务会计无法为该发票 进行支付。

对发票项目的差异存在下列冻结的原因（相应的标识在括号内指定）：

·   数量差异(M)

如果发票数量大于已经到货的数量和已经开出发票数量的差值，出现 数量差异。在SAP系统中，根据差异的大小不同，数量差异的处理也是 不同的。订单价格和数量差异的乘积是确定发票是否被冻结的基础。 价格低的物品允许有较大的数量差异，而价格最贵的物品只允许有很 小的数量差异。

·   价格差异 (P)

如果发票的价格（发票价值除以发票的数量）与订单的净价格不同， 则出现了价格差异。

·   订单价格数量的差异  (G)

如果订单价格数量和订单数量的比值不同于货物收据指定的比值 （或者，如果没有收货发生的话，它不同于采购订单的比值）， 则存在订单价格数量的差异。

·   日程差异 (T)

如果发票输入的日期先于采购订单上指定的送货日期，则发生了日程 差异。在SAP系统中，根据发票项目的价值，日程差异有不同的处理方 式。订单项目的价值和差异天数的乘积是确定发票是否被冻结的基础。 以这种方法计算，低价值的物品可以允许有相对大的日程差异，而 价值高的物品只允许有很小的日程差异（如果一个发票参考一个发货期 协议，系统则不检查日程差异，因为发货期协议中没有明确指定一个固定 的发货日期）。

·   质量检查  (I)

如果一种物料被定义为与质量管理有关，这种物料的收货被记入到进行 质量检查的存货。该物料的发票在检查完成之前被冻结。如果一种订单 项目有多于一次的收货，要对所有的收货进行检查。发票检验有两种不 同的方式应加以区别：

-    在采购订单中已经定义了基于收货的发票检验：

     如果收货的检验还没有完成，发票仍将被冻结。

-    在采购订单中没有定义基于收货的发票检验 ：

     如果任何收货仍在进行质量检查，发票仍将被冻结。如果一个发票 在货物收到之前被记帐，它不可能被冻结进行质量检查。

当质量管理被激活时，我们推荐你使用基于收货的发票检验。除了发票 在准确的收货实现之前被冻结之外，它还保证发票不能在收货之前，也 不能在质量检查完成之前被记帐。

有冻结标记的发票被冻结，直到你批准它。

发票的冻结

当一个发票被冻结，财务会计不能支付该发票。该发票在可以被处理之前， 必须首先被一个 分开的步骤批准。

一个发票可以由于下列原因而被冻结支付：

·   发票项目的差异

·   一个发票项目的数值

·   随机冻结

·   手动冻结

现金折扣和冻结的发票

当一个发票被冻结，在发票被批准之前，供应商给予现金折扣的期限可能 会到期。在这种情况下，冻结发票是不利的，因为支付程序不能得知现金 折扣的情况。为避免这一不利，你在批准该发票时可以更新支付的基准日 期，以便现金折扣期限可以向前移动。

为一个采购订单收入一个发票。发票额为 $5200，数量100件＝260公斤。

选择的屏幕指示，对该采购订单总共已经收到100件。做为采购订单信息的 结果，系统推荐$4800做为开发票的数额。因此，你需要修改数值。

1.   在选择屏幕，覆盖字段 价值  和 数量 中指定的数量。

2.   选择 转到 ->凭证一览表。订单项目屏幕出现。 

将正确的数量输人该屏幕

采购订单推荐240公斤做为订单价格数量。选择屏幕上推荐的数量是 根据该数量和净价格计算的。由于价格而不是数量发生了变化，系统 现在发出一个指示价格差异的信息。

3.   修改 数量 OPUn 字段的值。

4.   在你按 回车 之后，以下信息将出现在项目屏幕上：

   订单价格数量被超出......

5.   你可以按 回车后会收到信息。 采购订单显示屏幕出现。

6.   为记帐该发票，选择 凭证 ->记帐. 你回到初始屏幕，并收到以下信息 之一：

-     如果订单价格数量的差异没有超过允许上限：凭证号......产生。

-     如果订单价格数量的差异超过允许的上限：凭证号......产生； 冻结支付。

 订单价格数量差异：帐户的运动

订单价格数量上的差异引起的帐户运动与普通数量差异的运动一样。差异或者 被记入存货帐户，或者记入下列帐户之一：“来自价格差异的收入”/ “来自 价格差异的支出”，这取决于在物料主记录中定义的价格控制类型。

下面的例子是基于有移动平均价格的物料的。

有数量差异的帐户维护

一个采购订单的收货和发票收据之间的数量不同导致了GR/IR清算帐户 余额的出现。

·   如果发票的数量大于收货的数量， 我们将期待该采购订单有进一步 可以清算余额的收货发生。

·   如果收货的数量大于发票的数量，我们将期待该采购订单有进一步的 可以清算余额的发票到来。

如果不再有货物或发票被收到，余额必须被用户清算。

这可以用不同的方法完成：

·   你可以将多余的货物退回给供应商

·   你可以取消发票(请参见 贷项凭证和取消发票凭证).

·   你可以直接在 GR/IR清算帐户中进行清算。

如果发票不仅包含仍需要开发票数量的差异而且还包含与采购订单指定 不同的价格基础，数量和价格差异发生。

数量和价格差异：检查发票

数量和价格差异：帐户运动

 数量和价格差异：检查发票

为一个采购订单输入一个发票。

100 件SE-2000 价格为每件 $11  = $1100

选择屏幕指出，为该采购订单应该有发票为60件，价值为$600。 采购订单价格仅为每件$10。因此，你需要修改价值和数量。

1.   在选择屏幕，覆盖字段 价值